Wann ist ein Eigenbeleg zulässig?

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatzbeleg für einen Geschäftsvorfall, zu dem kein
Originalbeleg vorliegt. Er ist in der Schweizer Buchhaltung grundsätzlich zulässig — aber er ist
die Ausnahme, nicht die Regel.

Die drei typischen Fälle

• Kein Beleg erhältlich. Parkuhr, Automat, Kollekte, Trinkgeld — Ausgaben, für die es
  systembedingt keine Quittung gibt.
• Beleg verloren oder unleserlich. Thermopapier verblasst, die Quittung ist weg.
  Hier gilt: zuerst beim Lieferanten ein Duplikat anfordern.
• Interne Vorgänge. Privateinlagen und -entnahmen, Materialentnahmen, Umbuchungen.

Was auf den Beleg gehört

Damit der Eigenbeleg der Revision standhält, braucht er dieselbe Aussagekraft wie ein
Originalbeleg: Datum der Aufwendung, Zahlungsempfänger, Art und Zweck der Aufwendung, Betrag,
Zahlungsart sowie den Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt. Dazu die Unterschrift der
ausstellenden Person — und idealerweise ein Visum der vorgesetzten Stelle oder der Buchhaltung.

Aufbewahrung

Für Eigenbelege gilt dieselbe Frist wie für alle Buchungsbelege: zehn Jahre (Art. 958f OR).

Wichtig: Für die Vorsteuer in der MWST-Abrechnung reicht ein Eigenbeleg in aller Regel nicht.
Ohne Originalrechnung mit MWST-Ausweis entfällt der Vorsteuerabzug.